Communicatie en samenwerking zijn twee factoren die bepalend kunnen zijn voor het succes van een organisatie. Verlopen de communicatie- en samenwerkingsprocessen stroef? Dan kan dit bijvoorbeeld leiden tot conflictsituaties en verspilling van kostbare tijd. Gelukkig zijn er vandaag de dag oneindig veel oplossingen beschikbaar die de communicatie en samenwerking kunnen vereenvoudigen. Maar hoewel er veel keuze is, zijn niet alle oplossingen even geschikt om zakelijk in te zetten. Met name de beveiliging en het gebruiksgemak spelen hierbij belangrijke rol. In deze blog leest u welke samenwerkingstools u beter alleen privé kunt gebruiken.

WhatsApp

WhatsApp is met ruim een miljard dagelijkse gebruikers, een van de meest gebruikte applicaties van dit moment. Hoewel alle berichten sinds kort volledig versleuteld zijn met end-to-end encryption, vertrouwt niet iedereen de beveiliging volledig, aangezien moederbedrijf Facebook al meerdere malen in het nieuws is geweest vanwege privacy-problemen. Een andere reden om WhatsApp niet voor zakelijke doeleinden in te zetten is het feit dat de applicatie niet crossplatform wordt afgenomen. WhatsApp wordt namelijk vrijwel uitsluitend gebruikt via de smartphone en nauwelijks via de desktop. Hoewel er desktopversies beschikbaar zijn is het gebruik ervan zeer beperkt. Daarnaast is het geen efficiënte tool voor het delen van belangrijke of grote bestanden. WhatsApp biedt bovendien geen integraties met bedrijfskritische ERP- of CRM-systemen. De vraag is tot slot wat er gebeurt met de gesprekgeschiedenis en gedeelde documenten zodra een gebruiker een nieuwe telefoon of nieuw telefoonnummer krijgt. Vaak wordt het vergeten om een back-up te maken, waardoor belangrijke informatie verloren kan gaan.

Google Hangouts

Het door Google ontwikkelde communicatieplatform Hangouts is een oplossing waarmee gebruikers onderling kunnen communiceren doormiddel van chat en spraak- en video-oproepen. De tool ondersteunt instant messaging, videochat, SMS en VOIP en is daarmee relatief compleet. Google Hangouts focust zich echter voornamelijk op de consumentenmarkt. Dit houdt in dat de productspecificaties niet zijn geoptimaliseerd voor professioneel gebruik. Zo is de kwaliteit van video-calls beperkt en kunnen er maximaal 10 mensen deelnemen aan een conferentie. Ook de beveiliging voldoet niet aan de allerhoogste vereisten. Google Hangouts kreeg bijvoorbeeld slechts een score van 2 uit 7 tijdens de laatste meting van de Electronic Frontier Foundation, waarin de veiligheid van verschillende communicatieoplossingen werd beoordeeld.

Telegram

Telegram is een messaging app die sinds de overname van WhatsApp door Facebook aan populariteit heeft gewonnen. Een voordeel van Telegram is dat gegevens worden opgeslagen binnen Europa en niet in de Verenigde Staten, zoals bij WhatsApp het geval is. Dit houdt in dat de data niet volgens de Amerikaanse wetten wordt behandeld en dus niet kan worden ingezien door de Amerikaanse politie. Helaas kleven er ook enkele nadelen aan Telegram. De encryptie is bijvoorbeeld niet standaard ingeschakeld, waardoor berichten kunnen worden ingezien door de Russische organisatie die achter de ontwikkeling van Telegram zit. Bovendien zijn er verschillende berichten verschenen van succesvolle cyber-aanvallen op Telegram, waaronder een door Iraanse hackers opgezette aanval, waarbij ruim 15 miljoen telefoonnummers werden onderschept.

iCloud

Hoewel Apple een redelijk goede reputatie heeft op het gebied van gegevensbeveiliging, kwam Apple iCloud niet lang geleden onder vuur te liggen toen de persoonlijke foto’s van een groot aantal beroemdheden werden gestolen en online gepubliceerd. Ook in de afgelopen maanden zijn er verschillende berichten opgedoken van hackers-organisaties die het op iCloud hadden gemunt. Deze berichten bevestigen dat er een constante dreiging is van cyber-criminelen die op zoek zijn naar mogelijke zwakheden in de IT-beveiliging van bedrijven.

Om als organisatie te voorkomen dat personeel gebruikmaakt van bovengenoemde oplossingen, is het verstandig om hen een geschikt alternatief te bieden. Gelukkig zijn er verschillende andere manieren om de samenwerking en de communicatie binnen uw organisatie te verbeteren. In het e-book ‘Productiviteit: van eindeloze e-mails naar effectief samenwerken’, leest u op welke manier u de communicatie tussen uw collega’s en met klanten kunt vergemakkelijken.’


Terug naar overzicht